Så flyttade VA SYD in i
framtidens arbetsplats

Pandemin tvingade fram arbete hemifrån. Med hjälp av den digitala tjänsten Trio Enterprise från Enghouse Interactive kunde kommunalförbundet VA SYD flytta hem hela Kundservice och lägga grunden för organisationens framtida arbetsplats. Utan att kunderna drabbades.

– Nu har vi lösningen för ett väl fungerande hemarbete, och det är något som kommer att kunna användas i framtiden, säger Helena Ström, kundservicechef på VA SYD.

snabbguidePrecis som för stora delar av landet fick även anställda på VA SYD, en av Sveriges största organisationer för vatten, avlopp och avfall, i sydvästra Skåne, vänja sig vid nya arbetsförhållanden våren 2020. I spåren av pandemin fick merparten av de totalt 400 anställda, varav sju av tio rådgivare på kundservice, ställa om till arbete från hemmet i stället.

VA SYDs kundservice tar emot anmälningar kring VA- och avfallsärenden via telefon, e-mail, webbformulär, forum och Mina sidor. Merparten av samtliga ärenden hanteras fortfarande via telefon. Då VA SYD servar ungefär en halv miljon invånare fördelat på fem medlemskommuner hanterar kundrådgivarna uppåt 400 ärenden per dag.

När beslutet om hemarbete togs i mars 2020 var Helena Ström väl förberedd. En av anledningarna var Trio, Enghouse Interactives programvara för interaktiva kundcenterlösningar.

– Tack vare Trio kunde vi behålla vår struktur och vårt arbetssätt. I stället kunde vi fokusera på att flytta hem. Framför allt kunde vi lägga energi på att ordna så bra arbetsmiljö som möjligt. Det handlade om att flytta skärmar, tangentbord, möss och hörlurar. Man är bortskämd med bra utrustning på arbetsplatsen och det var viktigt att alla kunde ta med det hem.

Totalt tog omställningen till hemarbete runt två veckor.

– Det gick oförskämt bra och kunderna har inte påverkats. Utan Trio hade det inte gått. Vi är supernöjda.

En av de som fick ställa om var Madeléine Bockarovski, kundrådgivare på VA SYD.

– Det fungerade jättesmidigt att arbeta hemifrån direkt. Jag tog med mig mina grejer hem, kopplade in och det fungerade. Jag skulle absolut rekommendera att jobba hemifrån. Det fungerar så himla bra fast man sitter på varsitt håll.

Ett halvår in i arbetssättet ser Helena Ström att flera av förändringarna på VA SYD kan komma att bli permanenta.

– Vi har ofta diskuterat möjligheten att arbeta hemifrån. Nu har vi lösningen. Och den kommer att finnas kvar. Efter det här tror jag vi kommer ha mer flexibilitet arbete.

Framöver ser Helena Ström en framtida arbetsplats med mer mobila arbetsstationer, fler hemarbetare och mer individuellt anpassade arbetstider.

– För de som arbetar på plats vid något tillfälle i veckan kommer det kanske finnas allmänna arbetsstationer med skärm och tangentbord där man kan koppla in sin dator. Jag tror att det kommer vara det nya normala. För jag tror ändå att man kommer fortsätta att vilja komma in.

Men ska övergången fungera menar Helena Ström att det krävs både insatser från samhället och näringslivet.

– Jag tror snart att man kommer att kunna köpa till exempel skärmar på samma sätt som cyklar via arbetsgivaren. Det hade varit suveränt och vilket gör att man kan ha en mer flexibel arbetsdag. Alla vinner på det.

Vill du veta mer om distansarbete i kundservice? Ladda ner ”Snabbguide för att effektivisera ett kontaktcenter som jobbar på distans”

Det här är VA SYD:

Politiskt styrt kommunalförbund och har ett nära samarbete med medlemskommunerna. Med våra fem kommuner Burlöv, Eslöv, Lomma, Lund och Malmö och en halv miljon kunder är VA SYD en av landets största organisationer för vatten, avlopp och avfall.

De cirka 400 anställda driver verksamheten framåt varje dag. Huvudkontoret finns i Malmö men fördelat över medlemskommunerna finns 15 avloppsreningsverk, flera hundra pumpstationer, ett eget fullskaligt vattenverk och ett antal mindre lokala vattenverk.

VA SYD har också tre ackrediterade laboratorier för analys av dricksvatten, avloppsvatten och miljöföroreningar i vatten och slam samt samlar in hushållsavfall och matavfall i Burlöv och Malmö. VA SYDs verksamhet omsätter över en miljard kronor om året.