Lägger ni onödigt mycket administration på att sammanställa och distribuera rapporter kring t ex era IT-kostnader? Det är både kostnadsineffektivt och tynger ner verksamheten. Underlätta och effektivisera rapporteringsprocessen och låt alla steg gå automatiskt. I Technology Expense Management-lösningen Pro kan ni välja att hantera både integrationer och rapporter automatiskt. Här guidar jag er till ett effektivare flöde som minskar risk för mänskliga fel och frigör resurser till mer relevanta uppgifter.
Det finns flera sätt att effektivisera arbetet i Pro bland annat genom att aktivera automatisk hantering av flera processer. Arbetsflödet är idag kanske helt manuellt eller så använder ni delar av det automatiska flödet i Pro. Oftast handlar inte övergången från manuellt arbete till automatiskt om att man vill minska resurser utan att frigöra resurser till mer relevanta saker. Läs mer om hur andra har gjort för att effektivisera arbetet i bloggen “Så kan Pro hjälpa kommuner att effektivisera arbetet“.
Automatisera rapporteringen
En av processerna är rapporteringen som går att automatisera helt. Fördelarna är flera, men ni kommer ifrån hanteringen att själva behöva komma ihåg, generera och skicka ut rapporter och kan istället fokusera på mer relevanta delar som exempelvis analys och uppföljning. Oftast är det samma rapporter med liknande urval som tas fram kontinuerligt för att jämföra flödet period för period, exempelvis per månad. Rapporterna levereras enligt inställt intervall direkt till mottagaren och uppföljningsarbetet kan påbörjas direkt.
Kundanpassa inställningar för era utskick
När ni väljer att gå över till schemalagda rapporter ställer ni första gången in schema, rapporturval och mottagare, därefter sköts processen helt automatiskt. Skulle ni vilja att e-postmeddelandet som går ut innehåller anpassad text i ämne och meddelande går även det att ställa in. Det går även att lägga till andra helt kundanpassade inställningar för utskicket.
Öka kostnadsmedvetenheten hos medarbetarna
Ni kan även dela informationen ut i verksamheten och låta medarbetarna få ta del av debiteringsunderlagen genom att skicka ut rapporter begränsade till person eller enhet. Personrapporten visar alla kostnader kopplade till den enskilda personen och ger en tydlig överblick över båda fasta och rörliga kostnader. Enhetsrapporten visar både fasta och rörliga kostnader för hela enheten. Enhetsansvarig får en bra och tydlig överblick över den egna enhetens användande och kostnader. Läs gärna vidare om fördelarna med att medarbetarna har full koll på sina it-kostnader i bloggen “Fördelarna med att medarbetarna har full koll på sina it-kostnader“.
Följ även upp svarskvalitet automatiskt
Handlar rapporteringen för er verksamhet istället om svarskvalitet skickas de rapporterna ut på samma sätt och enligt det intervall ni valt, exempelvis dag. Även här levereras rapporterna enligt schema och urval direkt till valda mottagare.
Summering
Effektivisera rapporteringen med Pro och frigör resurser till mer relevanta saker. Funktionen schemalagda rapporter i Pro behöver endast ställas in första gången och sker där efter av sig själv. Rapporterna levereras kontinuerligt enligt era önskemål och arbetet effektiviseras i verksamheten.