Pro är inte bara ett verktyg för att följa upp företagets telefoni, det ger också ökad kontroll på IT-prylar i organisationen, ger medarbetare koll på sina kostnader och automatiserar processer. För kommuner, som ofta har många anknytningar knutna till sig och fortfarande jobbar en del manuellt, kan Pro vara det perfekta verktyget för att effektivisera och underlätta arbetsdagarna.
Långt innan mobil, mejl och snabba chattverktyg blev vardagliga kommunikationssätt gick de fasta telefonerna varma. Företag och organisationer hade stora växlar med otaliga anknytningar och för att få reda på hur effektiva de var följdes telefonin upp noggrant. Pro var tidigt ett av få system som kunde göra just det, mäta djupgående statistik för telefonin, allt ifrån loggade växlar till telefonister, svars- och kötider och så vidare som sedan paketerades i läsbara rapporter.
Telefonin är fortfarande en viktig kanal
Idag ser det annorlunda ut. Många företag, organisationer och kommuner har flyttat delar av sin verksamhet till kontaktcenter. Det i kombination med att digitala verktyg såsom mejl och chatt har vuxit sig större har gjort att telefonin under en period hamnat lite i skymundan. Nu har dock allt fler börjat inse att den förlorade kontrollen är en stor nackdel och vill därför återta kontrollen över telefonin. Man vill komma tillbaka till det “mer klassiska” och återigen få full koll på hur kommunens organisationer svarar på samtal i växeln, hur snabbt de svarar och hur effektiva de är.
Automatisera manuella processer med Pro
Pro är fortfarande ett mycket effektivt verktyg när det kommer till att följa upp telefonin, men idag är det så mycket mer än så. Från att ursprungligen ha varit mjukvara för telefoni, har Pro nu gått till att även vara ett system för optimering, som hjälper företag och organisationer att behålla kontrollen på företagets IT-prylar, abonnemang och licenser, vilket ger ökad kostnadskontroll och automatiserar processer.
Kommuner är bra exempel på verksamheter som kan ha stor nytta även av de andra delarna inom Pro. Det beror både på att de ofta fortfarande jobbar mycket manuellt och på att de alltid har många personer och/eller bolag knutna till sig. För det är onekligen så, att ju fler som är inblandade, desto svårare är det att hantera och skapa ordning och reda.
“Det är många kommuner som fortfarande jobbar manuellt med vissa uppgifter, som med lätthet skulle kunna automatiseras. Det handlar inte alls om att ta bort resurser, utan snarare frigöra resurser till mer relevanta saker, att effektivisera”, säger Roger Wiklund, Project Management och Pre Sales, på ProOpti.
Karlskrona kommun – så använder de sig av Pro
En av kommunerna i Sverige som länge har använt sig av ett system från ProOpti är Karlskrona kommun. För cirka 10 år sedan hade de en utmaning med att de la alldeles för mycket tid på manuell hantering av mobilfakturor. De misstänkte även att de hade en hel del IT-prylar, abonnemang och licenser i organisationen som inte användes, vilket naturligtvis genererade onödig kostnader. Efter att de skaffade Pro automatiserade de sin fakturaprocess och sparade mycket tid på administration. Användarna fick dessutom tillgång till sina egna kostnader, vilket ökade transparensen och medvetenheten, vilket bidrog till färre “onödiga” kostnader.
“Karlskrona kommun började med att använda Pro som mjukvara för sin telefoni, men idag används det mer som asset management. Här används Pro till exempel för att enkelt fördela allas kostnader ut i kommunens verksamheter. Det kan vara datorer, skärmar, mobiler, ipads, licenser och så vidare. De behöver inte lägga lika mycket tid på uppföljning av statistik och telefoni som tidigare”, avslutar Roger Wiklund.
Här kan du läsa hela vårt case med Karlskrona kommun.
Vill du veta mer om Pro och hur det fungerar i praktiken? Ladda ner vår demo!