Det råder lite av en allmän uppfattning om att det är väldigt tidskrävande, krångligt och svårt att gå från ett system till ett annat. Men så behöver det inte vara. I vissa fall handlar det kanske mer om en rädsla eller oro för förändring än själva processen i sig. Jag tog ett snack med vår expert, Niklas Cumzelius, för att reda ut missuppfattningen kring svårigheterna med att byta system.
Det kan finnas flera anledningar till att ett företag vill byta eller implementera ett helt nytt system.
“Ibland är det så att man redan har en fungerande process, men som behöver digitaliseras för att man till exempel har “vuxit ur” ett excelark, att det helt enkelt har blivit för mycket saker att hålla koll på”, säger Niklas.
I andra fall kan det vara så att en bra process helt saknas. Men oavsett anledning till att du tittar på ett nytt system kan själva projektet och implementationen kännas lite svår och påfrestande. Vilket också kan bero på olika anledningar.
“En av de vanligaste utmaningarna jag dyker på som säljare är att det finns en motvilja hos vissa företag att förändras. Jag får ofta frågor som “Går det här verkligen att lösa på det här viset? och “Blir det så här bra?”. Jag upplever att det är rädslan för förändring som är den stora bromsklossen i en sådan här process”, säger Niklas.
Han tror att en vanlig anledning till att många drar sig för förändring är att själva processen ibland kan uppfattas som när man ska “upphandla hantverkare”. Att man egentligen bara hör de dåliga historierna där någon inte har kommit i mål eller har misslyckats. De historierna som istället är bra hamnar lite i skymundan.
Se till att alla är med på tåget
För att ta sig igenom den här typen av förändringar med ett lyckat resultat är det viktigt att få med sig alla på tåget. Alla som är delaktiga i projektet behöver ha förståelse för hur processen ser ut, vad som ska hända och vilka fördelar man kommer gynnas av. De behöver också ha koll på vad som krävs resurs- och tidsmässigt under övergången till det nya systemet.
“Idag är det väldigt många personer och/eller roller involverade i dessa processer, alla måste till exempel utbildas i det här nya systemet. Det i sig är också en förändring som alla behöver anpassa sig efter”, säger Niklas.
Till exempel är det viktigt att man innan alla möten har definierat att man har rätt personer med sig, annars är risken stor att det är väldigt många frågor som inte blir lösta.
“Med “rätt” människor brukar vi mena någon från verksamheten, någon eller några från IT och så ytterligare en person från ekonomi. Inför varje möte är det viktigt att komma förberedd, alla ska vara införstådda med mötets mål och agenda”, förklarar han.
Ta reda på vilka fördelar systembytet ger
Ett annat tips för att underlätta övergången eller implementationen av ett nytt system är att som beställare vara på det klara med vad det nya systemet eller verktyget kommer ge i slutändan. Ja, det kanske är en förändring som krävs, men det är ingen negativ förändring. Ta alltid reda på på vilket sätt det nya förbättrar och underlättar vardagen när allt är på plats. Det kan vara i form av betydligt smidigare och effektivare processer, för att nämna något. Så även om själva processen och förändringen den innebär kan kännas tuff ibland, tappa inte bort slutmålet och anledningen till att ni gör det här.
“Sluta aldrig vara nyfiken brukar jag säga”, avslutar Niklas.
Vårt system Pro hjälper dig att skapa en bättre struktur, att skapa den ordning och reda som krävs för att få kontroll. Vi kan inte förneka att det kräver en förändring att byta system till Pro, men vi kan garantera att det inte är så svårt och komplicerat som många kanske tror. Dessutom så vågar vi även lova att Pro ger dig en fullständig överblick över företagets IT-prylar och alla kostnader kopplat till dessa.
Vill du veta mer om hur Pro fungerar och vilka fördelar det kan ge ditt företag? Se vår demo!