En vanlig tidstjuv på många kontor är all den tid som går åt till repetitiva, administrativa arbetsuppgifter, som ofta görs manuellt. Även om det är ett arbetssätt som “alltid har funkat” så finns det stora vinster att göra genom att automatisera åtminstone delar av arbetet. Tre av de främsta anledningarna är att du kan spara tid, pengar och öka effektiviteten.
“Administrativt arbete” hör man ofta talas om när det pratas om vad som tar mest tid under en arbetsdag. Det är inte heller helt ovanligt att det också är en utmaning för många, att den tid som egentligen önskas lägga på kärnverksamheten eller teamet, är tid som äts upp av administrativa, repetitiva arbetsuppgifter. För några år sedan hade vi inte några direkta alternativ, men idag finns all teknik vi kan tänkas behöva för att effektivisera stora delar av den här sortens arbete. Många är dock företagen som fortfarande inte riktigt har kommit dit ännu. I det här blogginlägget tittar vi därför på två viktiga saker som man kan vinna på att automatisera processerna.
Automatiserade och snabbare processer sparar tid
Tid, den så älskade och värdefulla delen som så ofta springer ifrån oss under arbetsdagarna. Vi gissar att de flesta någon gång önskar att de hade lite mer av just den varan, men det kan tyvärr vara svårt att lösa. Dock så finns det stora tidsbesparingar att göra genom att automatisera delar av arbetet som idag äter upp mycket av tiden. Självklart kan det vara så att det i vissa fall kräver en del arbete att få de automatiserade processerna på plats, men när jobbet väl är gjort sker det mesta av sig själv. För att ta ett enkelt exempel, om du behöver ta ut en rapport över vilka enheter i din organisation som används mest, måste du först samla in informationen från dina medarbetare eller via fakturor, för att sedan lägga in allt i ett dokument, som sedan blir rapporten. Genom att istället automatisera en sådan process och få ut en rapport med en knapptryck (som du sedan kan skicka ut till utvalda kollegor med ytterligare ett knapptryck), kan du spara mycket tid.
En ökad kontroll innebär kostnadsbesparingar
Tid är pengar, så indirekt sparar du pengar på att automatisera delar av arbetet enbart på grund av det. Men det är inte bara den minskade tidsåtgången som gör att du har möjlighet att göra kostnadsbesparingar, det gör även [Link to “3 tips för att effektivisera…” on this sentence: den förbättrade överblicken och den ökade kontrollen du får genom att digitalisera dina processer.] Men för att lyckas med automatisering krävs det att det redan finns en viss struktur på plats, som är grunden för det hela. När detta väl är på plats får du en bättre överblick och en ökad kontroll, vilket i sin tur kommer göra det enklare för dig att få fram beslutsunderlag som kan spara pengar till företaget.
Sammanfattning
Det finns många arbetsuppgifter som tenderar att äta upp mycket tid under en arbetsdag, främst administrativt arbete och manuella processer. Det kan också göra det svårt att hålla koll på kostnader, it-tjänster och enheter i verksamheten när inte allt är samlat på ett och samma ställe. Det krävs en hel del ordning och reda för full kontroll. Genom att istället automatisera dina processer för detta kan du spara både tid, pengar och öka effektiviteten.
69 % av beslutsfattarna inom IT-frågor upplever att deras ansvar ”glider iväg”, enligt en undersökning av VMware. Ökningen av tillgängliga IT-tjänster, och den förändrade köp- och säljprocessen till följd av detta, har transformerat IT-landskapet för de allra flesta företag. Läs vårt whitepaper – Att dra nytta av decentraliseringen inom digital teknik.