När hemma är det nya kontoret – Så kan företag fortsätta arbeta under kristider

Nyckeln till att din organisation framgångsrikt kan arbeta på distans är högkvalitativ video. Madeleine Kastberg från Enghouse Interactive delar med sig av tips och goda råd.

Vi lever i en ny tid. En tid där många runt om i världen uppmanas att undvika icke-nödvändiga resor och att istället arbeta hemifrån där det är möjligt. Vid kristider har det alltid varit viktigt för företagen att kunna fortsätta verksamheten genom att växla om så att medarbetarna arbetar hemifrån genom att använda teknik, online-kapacitet och molnkapacitet. Med möjlighet till videomöten i realtid berikas upplevelsen av att arbeta på distans.

Betydelsen av videokommunikation

Med hela team av medarbetare som arbetar individuellt från sina hem behövs lösningar för videomöten som är både överkomliga och enkla att använda. Det underlättar inte bara för medarbetaren utan bidrar också till att upprätthålla rådande företagskultur. För att behålla medarbetares engagemang och vilja till samarbete i svåra tider är det också viktigt att möjliggöra fortsatta mänskliga kontakter med exempelvis kolleger. Video är nyckeln till det.

Lösningar för gruppvideokonferenser kan vara till stor hjälp för team som är spridda geografiskt. Det finns verktyg för produktiva videosamarbeten som gör det möjligt att återskapa känslan av till exempel ett styrelsemöte eller av ett informellt möte med teamet.

En del av möteskulturen

Videon bör inte bara vara för ad hoc-samtal i kristider, utan kan bli en viktig del av möteskulturen för företag som effektivt vill att medarbetare ska kunna arbeta hemifrån. Videolösningen måste vara lätt att använda. Den bör kunna samla hela organisationen för uppdateringar över hela företaget och tillåta anslutning till partners och kunder.

Högkvalitativ videokommunikation må vara slutmålet men den måste också vara en del av en bredare strategi för arbete på distans. Företagen bör planera för olika scenarier kring teamkommunikation. Rekommendationen är att ha regelbundna grupp- eller avstämningsmöten på nätet. Teamledaren spelar en viktig roll för att se till att agendan hålls.

Säkerhet är a och o

Eftersom det är blir allt mer vanligt att arbeta hemifrån är det viktigt att företag och medarbetare är medvetna om behovet av rigorös säkerhet. Både företaget och medarbetarna behöver noga gå igenom internetuppkopplingar och säkerhet innan videotekniken kopplas in. Det är vanligt förekommande att hackare och bedragare riktar in sig på just medarbetare som arbetar hemifrån.

För att hålla informationen säker använder många företag ett virtuellt privat nätverk (VPN). Men när de arbetar hemifrån måste personalen fortfarande vara säker på att deras bredbandsleverantör tillåter dem att ansluta till ett VPN. Ibland varierar detta mellan områden, leverantörer och erbjudanden. Företag kan också behöva köpa fler licenser eller utöka kapaciteten för att tillgodose den ökade efterfrågan. Oavsett vilket val som tas, bör medarbetare som arbetar hemifrån alltid kunna ringa IT-support och få hjälp.

Viktigt med fortsatt mänsklig kontakt

När människor uppmanas att isolera sig är video avgörande för att upprätthålla den mänskliga kontakten med medarbetare. Det är också ett bra sätt att läsa av stämning och tonläge i kommunikationen och att nå konsensus i viktiga frågor.

Ibland krävs det en signifikant händelse för att företag ska ändra sin strategi till det bättre. Vid kristider är det viktigare än någonsin med att kontakten upprätthålls – och videokommunikation är det bästa sättet att leverera den.

Håll kontakten med dina kunder och medarbetare. Ladda ner och prova vår molnbaserade kommunikationslösning för videomöten, Vidyo, helt kostnadsfritt och utan några andra åtaganden.