Hos Porsgrunn kommun i Norge är det totalt 12 anställda som dagligen jobbar i kontaktcentret. Där hanteras inkommande samtal parallellt med pågående ärenden i olika professionella system. Sedan 2015 har Trio varit en del av kontaktcentret och 2018, i samband med att GDPR trädde in, även Trio Data Manager.

Monica Eikeng är en av dem som jobbar med Trio och Data Manager i Porsgrunn.
Hon berättar om de möjligheter Trio erbjuder för att göra arbetet mer öppet och effektivt samt hur Data Manager har underlättat GDPR-arbetet.

Hur jobbar ni med Data Manager idag?
För att kunna leva upp till kravet på GDPR började vårt arbete med att i samråd med kommunens GDPR-ansvariga besluta vilka inställningar och val vi var i behov av i sättet vi hanterar och lagrar data. Vi har ställt in automatiska raderingsrutiner i Data Manager som tar bort och anonymiserar data som är äldre än ett angivet antal dagar. På det viset behöver vi inte jobba aktivt i Data Manager i vårt dagliga arbete, förutom om en kund skulle kontakta oss med en önskan att veta vad vi har lagrat för data om hen. Då kan vi på ett enkelt sätt logga in och leta efter den informationen.

Vad är fördelarna med Data Manager?
Jag skulle säga att Data Manager är väldigt lätt att använda. Vi har möjlighet att söka information och på ett enkelt sätt ta bort det om det skulle behövas. Dessutom kan vi exportera information till Excel så vi kan bearbeta informationen samt vidarebefordra till kund.

På vilket sätt underlättar Data Manager hanteringen av personuppgifter?
Det skapar en trygghet för oss som arbetar i Trio. Vi kan känna oss säkra på att vi kan ta fram data om en kund vill veta vilken information vi tillhandahåller om den personen. Personuppgifterna kan vi sedan enkelt och snabbt radera eller dela med oss av om kunden skulle önska det.

Trio Data Manager:
Trio Data Manager är en produkt framtagen för att hjälpa dig som Trioanvändare att lättare hålla koll på din data i och med den nya dataförordningen som trädde i kraft 25 maj 2018 (GDPR). Med hjälp av Trio Data Manager kan du söka efter personuppgifter i datalagringsverktyget, hitta och exportera personuppgifter, välja automatisk eller manuell anonymisering av personlig data efter en tidsbestämd period, ställa in så att loggfiler raderas efter 10 dagar.
Inspelningar är taggade för en enklare administration.