Från 5 till 17 digitala väntrum. 15 till över 500 digitala mötesvärdar. Under 2020 har Södertälje kommuns social och omsorgs funktioner behov och användning av säkra videomöten ökat mer än exponentiellt.
– Tekniken för digitala möten har funnits ett tag. Ökningen har mer handlat om ett förändrat beteende. När känsliga personuppgifter behandlas i digitala möten är det en förutsättning att det kan hanteras säkert och lagenligt , säger Simon Lindgren, IT-strateg för Södertälje kommun, under ett webbinarium arrangerat av Enghouse Interactive.

Precis som flertalet arbetsplatser tvingandes även stora delar av Södertälje kommuns tjänstepersonal under 2020 till distansarbete. För kommunens funktioner inom social och omsorg innebär omställningen att distansmöten kompletterar och allt mer ersätter möten i traditionell mening.

Simon Lindgren, IT-strateg för Södertälje kommun

Arbetet med digitala möten hade dock inletts flera år tidigare. Redan 2014 påbörjades ett initiativ som syftade till att öka antalet videomöten i Södertälje där förhoppningen var att kunna öka effektiviteten med mindre restid och därmed möjligheten att fokusera mer på service och dessutom med positiv effekt på miljön.

Under 2019 började kommunen använda sig av Enghouse samarbetspartner Compodium, som bygger sitt erbjudande på Enghouse Interactive-ägda Vidyo. Tack vare att lösningen var etablerad i verksamheten kunde kommunen snabbt skala upp användningen när pandemin slog till.
Inom kort hade kommunen en infrastruktur där till exempel möten kring vårdplanering, rådgivning, uppföljning kan äga rum i interna möten men också med externa samverkansparters och medborgare.

– Förutom att vi är tvungna att begränsa de fysiska kontakterna men ändå upprätthålla verksamheten vet vi att vi också spar tid från resor och att vi i många tillfällen blir effektivare. säger Simon Lindgren.

Lösningen är kompatibel med dataskyddsförordningen, GDPR. I dag används säkra digitala möten i Södertälje kommun brett inom social och omsorg. På grund av den ökade efterfrågan har antalet lobbys stigit från 5 till 17 medan utbildade värdar vuxit från 15 till över 500.

– Trots en massiv ökning har tekniken stått pall. Compodium har hela tiden hjälpt oss att utöka kapaciteten vilket har gjort att vi kunnat bedriva vår verksamhet på distans. När väl pandemin är över tror jag att distansarbete kommer att vara ett naturligt alternativ. Viktigt är att fortsätta förändra arbetssättet och då speciellt med våra externa samarbetspartners.

Se hela webbinariet.